これまで「パートナーになったので〜」シリーズで基本的なテーブル作成からスクリプト活用までの一連の流れを学んできました。

前回までのシリーズは一区切りにしまして、これからは気になった機能や最近触った機能などを中心にブログにまめていければと思っていますので、引き続き一緒にPleasanterを学んでいきましょう。

過去の連載：

今回の話

今回は、テーブル作成後の運用フェーズに入ってから活用すると便利そうな「通知機能」について学んで、使いこなせるようになってみましょう。

通知機能とは？

メールまたはチャットなどに対して通知を飛ばす機能です。普段からあまり意識していないと思いますが、システムやサービスで変更や新規作成をした後にメールが飛んでくるのもがまさに通知です。

Pleasanterでは通知を画面上から設定するだけで飛ばすことができるため、定期的にテーブルを確認して追加や変更がないかを確認せずとも、メールやチャットの通知をきっかけに作業や手続きを進めることができるので、業務効率化に繋げやすいですね。

pleasanter.org

事前準備

早速始めたいところですが、通知機能でメールを使用する際の注意点としてインフラでの設定が必要になります。

メールサーバー(SMTP)

メール機能を使用するためには、事前にメールサーバーの準備や設定ファイルの変更が必要です。使用するサーバーやサービスによって記述方法や必要な情報を見つけるのは非エンジニアの方にとっては慣れない作業で難しいポイントとなりやすいです。事前にPleasanterを担当している社内のエンジニアや弊社を含めたパートナー企業にご相談ください。もし、ご自身で設定してみたい方は公式ドキュメントを見ながら進めてみてください。

プリザンターからメールを送信できるように設定する | Pleasanter

使い方

既に記録テーブルが作成されているところからのスタートとさせてください。管理 > テーブルの管理 > 通知 > 新規作成を開き、通知の作成画面を表示します。

今回使用している項目の入力例：

項目	説明
通知種別	メールやSlack、Teams、LINEなどから選択可能	`メール`
件名	メールの件名	`新しい図書が追加されました`
アドレス	メール送信するアドレス	(あとで詳しく)
通知タイミング	作成後や更新後などの通知タイミング	`作成後`のみ
変更を監視する項目	変更されたかどうかをチェックする項目を指定	既定値

一通りの項目が入力できたら追加ボタンを押します。

アドレスの指定方法

初めてみた時にアドレスに指定できる内容は固定のメールアドレスのみと思ったのですが、ドキュメントを読んでみると色々なバリエーションで指定できるようです。

基本的な記述方法は、このようなフォーマットになっており、複数件まとめて書くときはカンマ(,)区切りにします。

example＠example.com, [担当者], [内容]

パターン	説明	設定例
メールアドレス	メーリングリストなどを直接指定	`example@example.com`
関係者	レコードの作成者、更新者、管理者、担当者のいずれかに該当するメールアドレスを指定	`[RelatedUsers]`
個別指定	レコードの作成者、更新者、管理者、担当者を指定	`[管理者]`、`[担当者]`など
ユーザID	ユーザに割り当てられているIDを指定	`[User1]`
組織ID	組織IDを指定。組織に所属しているユーザ全員に通知	`[Dept1]`
グループID	グループIDを指定。グループに所属しているユーザ全員に通知	`[Group1]`